Objectif. Libérer du temps administratif chronophage pour réaffecter le personnel à des missions à plus forte valeur ajoutée — potentiellement liées au développement commercial.
Stack outils & intégration
- Inozis : ERP + CRM (Customer Relationship Management) — outil unifié, fournisseur très ouvert au développement sur mesure et à l'automatisation (ex. relance de devis déjà automatisée).
- Stratégie convenue : conserver Inozis, faire travailler les automatisations autour de ses limites — pas de substitution des partenaires.
- Tableaux Excel parallèles : suivi des paiements, trésorerie, numéros de série — meilleure visibilité « liste » que dans Inozis.
- Stabilité : changement d'ERP/CRM réalisé l'année précédente — pas de transformation prévue dans les 12–18 prochains mois.
Processus & douleurs identifiées
- Saisie manuelle de données dans plusieurs tableaux Excel — perte de temps importante.
- Relances commerciales : processus très manuel, peu régulier — fort potentiel d'automatisation (devis non validés).
- Gestion post-commande : bon de préparation, étiquette transport, expédition, facturation — 5–10 min par envoi, ~1 h pour 6 commandes.
- Coordination interne : numéros de série et poids du carton saisis sur papier puis ressaisis — point faible.
- SAV (Service Après-Vente) & historique : informations dispersées entre Excel et logiciel de gestion — accès difficile en cas d'absence du collaborateur dédié.
- Achats & stock : demandes de réapprovisionnement par notes informelles, suivi fragmenté dans les emails → ruptures de stock constatées (douleur majeure pour la fabrication).
Qualification & conversion des prospects
- Pas de processus structuré pour qualifier les demandes de devis — allers-retours chronophages quand le prospect hésite entre LIFTPLAQ et Mini LIFTPLAQ Plus.
- Solution envisagée : questionnaire court (facultatif pour ne pas freiner) ciblant le bon produit dès la première interaction.
- FAQ absente : manque clé sur le site — à concevoir pour guider l'auto-qualification.
- Relations humaines préservées : objectif = automatiser le chronophage, garder l'humain sur la valeur ajoutée.
Suivi de performance (KPIs)
- Aucun tableau de bord ni pipeline commercial automatisé — extraction manuelle des taux de conversion, chronophage.
- Données extraites manuellement via Excel pour les indicateurs clés (marge par facture, CA…).
- KPIs / OKRs / North Star : formalisation prévue pour le trimestre en cours.
- Vision macro suffisante aujourd'hui — l'enjeu est le temps nécessaire pour l'obtenir, pas la donnée elle-même.
Opportunités d'automatisation prioritaires
- Envoi automatique des emails de facturation dès saisie des données de commande.
- Relances de devis & factures standardisées (vs « au pif » aujourd'hui).
- Suivi des achats & stock intégré au pilotage global.
- Mise à jour automatique des rapports et extraction des données comptables.
- Tableau de bord interactif pour un accès rapide aux indicateurs commerciaux et administratifs.