Compte-rendu · Atelier Découverte · Beauty by Oko × AXION

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Date

Lun. 1^er juin 2026 · 13h00 CEST

Objet

Atelier Découverte · audit visibilité / opérations / croissance

Participants

Oko Jigjid (Beauty by Oko) · Djemel Chaouche, Séb Fournier (AXION)

Statut

Audit réalisé · roadmap 30/90 j à produire · accès Planity à ouvrir

Synthèse exécutive

En une phrase. L’audit couvre trois axes et débouche sur une hiérarchie claire. Sécuriser d’abord : la base de ~1 000 clientes et les avis dépendent entièrement de Planity, il faut les exporter dans un CRM indépendant. Unifier ensuite : les deux instituts n’ont pas de cohérence visuelle, une signature commune s’impose, à valider avec le coach entrepreneurial avant toute automatisation. Rendre visible : pas de site exploitable, accès administrateur perdu, invisibilité sur des requêtes évidentes comme « extension de cils Bordeaux », landing page et optimisation des deux fiches Google My Business. Puis faire croître : la vente de produits coréens, puis une gamme propre, est le seul levier qui décorrèle le chiffre d’affaires des heures travaillées.

Risque n°1

Tout repose sur Planity

1 000 clientes, l’historique et les avis vivent dans un outil tiers dont l’export est laborieux. Séb pose la priorité absolue : sécuriser la base dans un CRM indépendant avant toute autre chose.

Marque

Deux instituts, aucune signature commune

Le premier institut et le « Temple du bien-être » n’ont pas de cohérence visuelle. Unifier sous une signature unique : un arbitrage stratégique à trancher avec le coach entrepreneurial avant d’automatiser quoi que ce soit.

Croissance

Les produits, pas les heures

Impossible d’atteindre le million sans agrandir l’équipe ou les locaux. La vente de produits coréens, puis une gamme propre, décorrèle le chiffre d’affaires du temps passé en cabine.

~1 000

Clientes enregistrées dans Planity

~100/mois

Passages réguliers

52 → 66 €

Panier moyen sur les trois dernières années

3 axes

Visibilité · Opérations · Croissance

1 · Le cadre de l’audit

Le principe directeur. Chaque action entreprise doit générer de la valeur concrète : du cash, du temps gagné, ou de la charge mentale en moins. Les enjeux sont quantifiés pour pouvoir prioriser par retour sur investissement, pas par intuition.

Trois axes d’audit : visibilité (site web, Google My Business, réseaux sociaux), opérations (productivité interne, traitement des e-mails), croissance (acquisition de clientes).
Finalité : une feuille de route structurée à 30 jours, 90 jours et au-delà, bâtie sur les priorités identifiées en séance.
Structure de l’entreprise : premier institut ouvert en 2016, dédié aux prestations courantes ; second établissement, le « Temple du bien-être », situé dans un complexe aqualudique et orienté détente.
Base client : environ 1 000 personnes enregistrées dans Planity, pour une centaine de passages réguliers par mois. La fréquence de visite diffère nettement entre massages et épilations.

2 · Le risque de dépendance à Planity

Le point le plus urgent de l’audit. Toute la relation client, la base, l’historique, les avis, vit dans un outil dont Beauty by Oko ne maîtrise ni les conditions ni la portabilité.

Priorité absolue posée par Séb : sécuriser la base de données clientes hors de Planity, pour garantir la pérennité de son exploitation.
Mettre en place un CRM indépendant : exporter et sécuriser les données, et cesser de faire reposer la visibilité et l’actif client sur un tiers.
Accès en lecture seule à Planity demandé et accepté par Oko, pour permettre une analyse précise des données client et de la performance par prestation.
Ménage à faire dans l’outil : supprimer les offres promotionnelles obsolètes (fête des mères) et retirer le profil de Manon, ancienne collaboratrice, des pages de services, seuls les intervenants actuels doivent figurer.
Clientes dormantes : la base contient un gisement de réactivation à exploiter par une stratégie de relance ciblée.

3 · Unifier la marque, réparer la visibilité

Manque de cohérence visuelle entre les deux instituts. L’idée d’unifier la signature sous un nom commun est explorée pour renforcer l’unité des deux établissements.
Un arbitrage stratégique, pas technique : Djemel recommande de discuter positionnement et branding avec le coach entrepreneurial qui accompagne déjà la structure, ces choix sont à faire avant d’automatiser les processus.
Le site web est hors service : inutilisé, non mis à jour, et l’accès à son administration est perdu. Il faut retrouver le prestataire précédent pour récupérer les accès : ou supprimer le site, qui abîme l’image de marque en l’état.
Audit SEO : l’absence de site propre est l’écart majeur. Recommandation d’une landing page centralisant trafic, prestations et appels à l’action hors de Planity.
Google My Business : optimiser rigoureusement les deux fiches, catégories, services, photos, horaires, et instaurer une routine de publication régulière. Ajouter les mots-clés « épilation » et « massage coréen », et une FAQ des 10 questions les plus fréquentes.
Invisibilité sur les requêtes évidentes : « extension de cils Bordeaux » ne remonte pas. Priorités de référencement identifiées : soins coréens, produits de beauté, épilation, soins minceur.
Avis clients : Oko répond systématiquement à tous, positifs comme négatifs, une base saine. Reste à automatiser la collecte par SMS ou e-mail en fin de rendez-vous, et à mener une campagne de rattrapage auprès des anciennes clientes.
Relier les plateformes : une page de référence croisée connectant Instagram, Planity et le site, pour la cohérence de navigation. Les réseaux (Facebook, Instagram) sont aujourd’hui gérés manuellement par Oko.

4 · Opérations : où part le temps

Le téléphone est le premier goulot : impossible de répondre pendant les soins. Un agent vocal capable de renseigner et de gérer les prises de rendez-vous est évoqué : identifié comme priorité secondaire, à traiter après les fondations.
Renfort en août : arrivée d’une personne en apprentissage esthétique, pour déléguer les tâches opérationnelles, notamment les extensions de cils, et dégager du temps de développement stratégique.
Savoir-faire non documenté : les informations sur les prestations circulent oralement au sein de l’équipe. La documentation des processus conditionne l’autonomie future.
Équipement : la machine minceur LPG est un levier de rentabilisation important ; l’achat de nouveaux modèles reste trop coûteux pour l’instant.
Contrainte de capacité : les extensions de cils sont limitées à 7 rendez-vous par jour pour des raisons de temps de pause et de matériel.
Sur les outils IA : conseil de se concentrer sur les problèmes métier spécifiques et l’optimisation des processus avant d’adopter des outils généralistes, qui demandent beaucoup de paramétrage pour peu de retour.

5 · Rentabilité par prestation et levier de croissance

Le calcul qui change la stratégie. Toutes les prestations ne se valent pas, et le service a un plafond mécanique : on ne vend que des heures.

Les massages sont la prestation la plus rentable : peu de matières premières, environ 90 € de l’heure pour les massages et soins minceur.
Les extensions de cils sont les moins rentables : 55 à 60 € pour 1h30 de travail.
L’épilation est le principal vecteur d’acquisition : elle amène les nouvelles clientes dans les instituts, même si elle n’est pas la plus marginale.
Le plafond du modèle de service : impossible d’atteindre le million sans agrandir l’équipe ou l’espace de travail. D’où la bascule.
Boutique de produits coréens comme objectif de croissance à 6-12 mois : la vente de produits offre une bien meilleure scalabilité que la prestation. Le site doit intégrer une partie e-commerce pour exploiter les stocks et pousser la vente à distance.
Du distributeur à la marque : Oko distribue aujourd’hui des marques tierces mais veut développer une gamme propre, sérums, démaquillants, sur un positionnement premium, avec un service client exemplaire.
Signaux favorables : panier moyen passé de 52 à 66 € en trois ans ; concurrence directe limitée à proximité ; provenance des nouvelles clientes en bascule du bouche-à-oreille vers un mix Google + Planity.
Ambition de fond : regrouper les activités dans un établissement unique et tenir un positionnement haut de gamme, sur une spécialisation bien-être plutôt qu’une dispersion de l’offre.

Actions & next steps

	Action	Porteur	Échéance
1	Donner un accès en lecture seule à Planity et transmettre les statistiques mensuelles (nouvelles clientes, facturation)	Oko	Sans délai
2	Sécuriser la base client hors de Planity : export vers un CRM indépendant	Ensemble	Priorité absolue
3	Compléter le questionnaire de découverte reçu par e-mail	Oko	Avant le 10 juin
4	Retrouver les accès du site web et les coordonnées du prestataire de maintenance, décider restauration ou refonte	Oko	Sans délai
5	Nettoyer Planity : supprimer les promotions obsolètes (fête des mères) et retirer le profil de Manon des pages de services	Oko	Sans délai
6	Préparer le rapport d’audit et la feuille de route 30/90 jours, à envoyer avant la prochaine séance	Djemel	Avant le 10 juin
7	Tracer les tâches journalières sur une semaine type pour identifier les points chronophages	Oko	Semaine du 2 juin
8	Valider le positionnement et le branding avec le coach entrepreneurial avant d’automatiser	Oko, Séb, Djemel	Avant la roadmap
9	Optimiser les deux fiches Google My Business (catégories, services, photos, horaires, mots-clés épilation & massage coréen, FAQ 10 questions)	Ensemble	30 jours
10	Automatiser la collecte d’avis par SMS/e-mail en fin de rendez-vous + campagne de rattrapage sur les anciennes clientes	Ensemble	30 jours
11	Créer une landing page centralisant trafic, prestations et appels à l’action hors de Planity + page de liens croisés (Instagram / Planity / site)	Ensemble	30-90 jours
12	Réactiver les clientes dormantes identifiées dans la base Planity	Djemel, Séb	30 jours
13	Transmettre le CV ou le contrat de mission de la future alternante	Oko	Semaine du 2 juin
14	Organiser une soirée VIP pour les clientes fidèles, avec l’aide de la stagiaire	Oko	À planifier

La suite

Le rapport d’audit et la feuille de route sont produits pour la séance suivante : la priorisation de la roadmap du 10 juin (17h30-19h). L’ordre de marche est fixé : sécuriser les données, puis trancher la marque avec le coach, puis réparer la visibilité (landing page + Google My Business), et seulement ensuite ouvrir le chantier e-commerce et produits.

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CR · Atelier Découverte · unifier la marque, sortir les données de Planity, vendre des produits